„Z knihařky je lektorka v šicí dílně, z kolegy v IT se stal lektor astroklubu,“ popisuje výhodně nově zavedených postupů Jana Linhartová
Aby všichni zaměstnanci věděli, co mají dělat a na čem právě pracují kolegové, zavedli v Knihovně Ústeckého kraje metodu řízení zvanou SCRUM. Tu obvykle využívají třeba technologické firmy, ale jak ukázala praxe, může fungovat i v knihovně. A například odhalit skrytý potenciál zaměstnanců.
Jana Linhartová z ústecké knihovny společně s dalšími kolegy určí, jaké úkoly je třeba v nejbližších dvou týdnech udělat. Tyto dvoutýdenní cykly se nazývají sprinty a jde vlastně o rozfázování dlouhodobých cílů tak, aby byly snáze splnitelné. „Díky tomu skončily dlouhé porady, všechno je efektivnější a každý má přehled, co se právě děje,“ popisuje Jana Linhartová, která vedla knihovnu více než sedm let.
Každý zaměstnanec vidí v systému konkrétní úkoly na následující dva týdny a každý úkol má svého garanta, který dohlíží na to, aby se úkol posouval. „Tým si dá denně zhruba sedmiminutovou poradu, offline nebo online přes Microsoft Teams. Když se objeví nějaká komplikace, můžeme ji řešit hned. Dřív se stávalo, že se problém odsunul nebo vyšuměl, teď už ne,“ vysvětluje Jan Černecký, tiskový mluvčí knihovny a zároveň certifikovaný SCRUM master neboli facilitátor, který dohlíží na to, aby porady probíhaly věcně a efektivně.
Jak řídit knihovnu efektivněji?
K metodě SCRUM přišla Jana Linhartová náhodou: „Vytvářeli jsme databázi kompenzačních pomůcek a měli jsme ji na bázi regionu otestovat. Projekt nám ale několikrát spadl, a nakonec nám s dokončením databáze pomohl jeden vývojář z Prahy. Ptala jsem se ho, jestli nezná něco, co by nám pomohlo řídit knihovnu efektivněji. A on nám představil SCRUM.“ Ministerstvo kultury mezitím vypsalo výzvu na vzdělávání knihovníků v krajských knihovnách, a tak ústecká napsala projekt, jehož součástí bylo zavedení SCRUMu do příspěvkové organizace.
Začali půlročním pilotním režimem, který je nadchnul. Jan Černecký si mezitím udělal náročnou certifikaci na SCRUM mastera a od ledna přešla celá ústecká knihovna do ostrého režimu. „Během pilotu fungoval jeden realizační tým, od ledna jsme stanovili týmy tři – produkční, pod který spadají projektové věci, PR nebo dramaturgie, knihovnický, kam patří tradiční knihovnické služby i směrem k dalším knihovnám, a provozní tým, který zajišťuje, aby zbylé dva týmy mohly fungovat. Konkrétní úkol tedy řeší členové daného týmu, ale připojit se může kdokoliv z knihovny. Řadoví zaměstnanci dřív nechodili na porady vedení, takže neměli přehled, co se děje mimo jejich sekci. Teď mají přístup ke všemu a zabraňuje se i různým šuškandám,“ pochvaluje si Jan Černecký.
Jedním z úkolů byl třeba přechod knihovny na letní otevírací dobu. „Během jednoho sprintu musel knihovnický tým nastavit služby a určit, jak bude knihovna v létě fungovat. S tím potom mohl pracovat produkční tým, který musel připravit všechny podklady pro veřejnost – infografiku, videa na sociální sítě, informace na web,“ uvádí jako příklad Jana Linhartová. Podle ní SCRUM dobře fungoval i během velké kontroly BOZP.
Přehled i změna
Celý sprint začíná plánovací schůzkou, kdy se stanoví konkrétní úkoly. Pak se po dva týdny konají denní průměrně sedmiminutové kontrolní SCRUMy, a na závěr proběhne vyhodnocovací schůzka. „Díky SCRUMu se také odhalilo, kdo pracuje nadstandardně dobře, kdo jen dělá, že dělá, a kdo nedělá vůbec nic. S těmito informacemi se pak dá dobře pracovat při motivačních pohovorech se zaměstnanci,“ popisuje Jana Linhartová s tím, že se ale do SCRUMu snaží vnášet spíše pozitivní než negativní náladu.
Pomocí SCRUMu také nacházejí zaměstnanci knihovny svůj skrytý potenciál. „Díky tomu, že jednotliví zaměstnanci vědí o všem, co se děje, lépe rozumí práci kolegů z jiných oddělení. A také objevují nové činnosti, které knihovnu posouvají dále. Z knihařky je skvělá lektorka v šicí dílně, z kolegy v IT se stal lektor astroklubu, z knihovnic se staly herečky našeho divadelního souboru… Kolem divadla vůbec vznikla spousta pozic a každý se může zapojit po svém,“ uzavírá Jana Linhartová s tím, že metodu může doporučit i dalším větším knihovnám. „Kolega Černecký se v roli SCRUM mastera také našel a může kolegům z jiných knihoven pomoci tuto metodiku nastavit,“ dodává.
Ocenění Bibliotheca inspirans získala Knihovna Ústeckého kraje právě za zavedení metody SCRUM do knihovnické praxe. Porota ocenila i to, že knihovna přináší do knihovnického prostředí téma rozvoje potenciálu zaměstnanců a podporuje lepší prostupnost informací v týmu.
